Datos personales
Política de privacidad
Este documento explica qué datos trata GreenScale cuando usted consulta el sitio pilotscale.fr o utiliza la aplicación PilotScale, por qué, durante cuánto tiempo, quién tiene acceso a ellos y cómo ejercer sus derechos. Está redactado en aplicación del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y de la Ley francesa n.º 78-17 de 6 de enero de 1978 modificada.
Traducción de cortesía. Solo la versión francesa de este documento tiene valor legal. En caso de discrepancia, prevalece la versión francesa.
1. Quién trata qué
Se superponen dos papeles, y la distinción condiciona todo lo demás:
- GreenScale es responsable del tratamiento de los datos relacionados con el sitio, las cuentas de usuario, la facturación y el soporte. GreenScale decide sus finalidades y sus medios, y es ante ella ante quien se ejercen esos derechos.
- GreenScale es encargada del tratamiento de los datos que usted vuelca en la aplicación: indicadores, documentos importados, respuestas de campaña, datos de contacto de sus colaboradores. La organización cliente sigue siendo la responsable: GreenScale solo los trata siguiendo sus instrucciones, en las condiciones del artículo 16 de las condiciones generales, que valen como acuerdo de tratamiento en el sentido del artículo 28 del RGPD.
En concreto: si usted es empleado de una organización cliente y quiere saber qué contiene PilotScale sobre usted, diríjase primero a esa organización. Si su solicitud se refiere a su propia cuenta, escríbanos directamente.
Identidad completa del responsable del tratamiento: GreenScale, SASU con un capital de 1.000 €, 39 rue de la Gare de Reuilly, 75012 París, Registro Mercantil de París 844 409 185 (véase el aviso legal). GreenScale no está obligada a designar un delegado de protección de datos; las solicitudes las tramita Océane Puech, localizable en oceane@greenscale.fr.
2. Datos tratados
2.1 En el sitio de presentación
El sitio no tiene formulario, ni cuenta, ni medición de audiencia. Solo se tratan los datos técnicos necesarios para mostrar las páginas: dirección IP, fecha y hora de la petición, página solicitada, tipo de navegador, registrados en los registros del servidor. A ello se añade el tema claro u oscuro que usted elige, conservado en su navegador y nunca transmitido (véase el artículo 11).
2.2 Al crear una cuenta
El formulario lo sirve la aplicación. Se recogen: nombre y apellidos, dirección de correo electrónico profesional, contraseña (conservada en forma de huella, nunca en claro), nombre de la organización y perfil elegido (empresa o consultor). La cuenta solo se crea al abrir el enlace de verificación enviado a esa dirección.
2.3 Durante la utilización
- Datos de cuenta y de uso: rol y permisos, fechas de conexión, acciones registradas en el historial de modificaciones (quién ha validado qué importación, modificado qué valor, compartido qué cuadro de mando).
- Segundo factor de autenticación, si lo activa: secreto TOTP cifrado, huellas de los códigos de recuperación, dispositivos marcados como de confianza.
- Datos volcados en la aplicación: archivos importados, valores de indicadores, objetivos, planes de acción, asuntos, cuadros de mando, respuestas a las campañas de recogida. Corresponden al encargo de tratamiento descrito en el artículo 1.
- Intercambios con el asistente: preguntas planteadas a Pousse y respuestas producidas, con sus fuentes.
2.4 Facturación y soporte
Datos de facturación de la organización, nivel contratado, periodicidad, historial de facturas y de cobros, y en su caso mandato de domiciliación y referencia única de mandato. Los datos de tarjeta no pasan ni por el sitio ni por nuestros servidores: se introducen en una página alojada por Stripe. Los intercambios con el soporte y sus adjuntos se conservan en las condiciones del artículo 4.
Una solicitud dirigida al soporte desde la aplicación va acompañada de la pantalla de origen, la dirección de la página, el idioma de lectura y el navegador declarado, para no tener que pedírselos; ese contexto se le muestra en el hilo de la solicitud.
3. Finalidades y bases jurídicas
| Tratamiento | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|
| Consulta del sitio | Mostrar las páginas, garantizar la seguridad y la disponibilidad del servidor | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Creación y gestión de la cuenta | Abrir la cuenta, verificar la dirección, autenticar, gestionar los roles | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Prestación de la aplicación | Importar, estructurar, presentar y compartir los datos de la organización | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Segundo factor | Proteger el acceso a las cuentas | Interés legítimo, y obligación de seguridad (art. 32) |
| Facturación y cobro | Emitir las facturas, cobrar, reclamar los impagos | Ejecución del contrato, y obligación legal contable |
| Soporte y asistencia | Responder a las solicitudes, diagnosticar una incidencia | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Mensajes transaccionales | Verificación de dirección, restablecimiento, vencimiento de la prueba, prenotificación de domiciliación, aviso de incidencia | Ejecución del contrato, y obligación legal |
| Registros técnicos e historial | Detectar abusos, reconstruir una incidencia, probar quién ha validado qué | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Mejora del servicio | Medir el uso de forma agregada, sin elaboración de perfiles individuales | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
Ningún dato se trata con fines publicitarios, de prospección por terceros, de reventa, de elaboración de perfiles ni de decisión automatizada que produzca efectos jurídicos en el sentido del artículo 22 del RGPD. Las propuestas de la IA no son decisiones: todas esperan una validación humana.
4. Plazos de conservación
| Dato | Plazo | Punto de partida |
|---|---|---|
| Cuenta y datos de la organización | Duración del contrato | Después, 30 días en solo lectura y supresión a más tardar 90 días tras el fin del contrato |
| Cuenta de prueba no convertida | 2 años | Desde el fin de la prueba (un mes en solo lectura), salvo solicitud explícita de supresión; aviso previo antes de la supresión |
| Copias de seguridad cifradas | 30 días | Rotación continua: un dato suprimido desaparece de las copias en 30 días |
| Facturas y documentos contables | 10 años | Cierre del ejercicio (artículo L. 123-22 del Código de Comercio francés) |
| Mandato de domiciliación | 13 meses tras el último vencimiento | Plazo de impugnación de una domiciliación autorizada |
| Registros de conexión | 12 meses | Fecha del evento |
| Registros técnicos de la aplicación | 6 meses | Fecha del evento |
| Historial de modificaciones | Duración del contrato | Suprimido junto con los datos de la organización |
| Intercambios con el soporte | 3 años | Último intercambio |
| Solicitudes de ejercicio de derechos | 3 años | Tramitación de la solicitud, a título de prueba |
Una organización cliente puede solicitar la supresión antes de estos plazos, salvo para los datos que GreenScale debe conservar para cumplir una obligación legal (las facturas, esencialmente). Más allá de su periodo de utilidad, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.
5. Destinatarios y encargados del tratamiento
Sus datos no se venden, ni se alquilan, ni se intercambian. Son accesibles:
- a las personas que usted mismo habilita en su organización, según los roles y permisos que les atribuye;
- a los destinatarios de una compartición en solo lectura que usted decide abrir (el enlace solo da acceso al cuadro de mando compartido);
- al personal habilitado de GreenScale, estrictamente para la explotación del servicio y el soporte, bajo compromiso de confidencialidad;
- a los encargados del tratamiento indicados abajo, vinculados por contrato en el sentido del artículo 28 del RGPD;
- a las autoridades, previo requerimiento en debida forma.
| Encargado | Función | Localización |
|---|---|---|
| OVH SAS 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix |
Alojamiento del sitio, de la aplicación, de las bases de datos y de las copias de seguridad, y envío de los mensajes transaccionales (servicio SMTP) | Francia |
Tres servicios externos reciben, a iniciativa suya y sin ningún dato nominativo, información sobre su organización: la Base Adresse Nationale (api-adresse.data.gouv.fr, servicio público francés) y, fuera de Francia, Geoapify GmbH (Alemania) reciben la dirección postal de un centro para hallar sus coordenadas geográficas; recherche-entreprises.api.gouv.fr (servicio público francés) recibe el SIREN o la razón social de la organización para completar su ficha. Ninguna de estas llamadas contiene datos personales, y ninguna se realiza fuera de la Unión Europea.
En la contratación intervienen dos entidades de pago, y ninguna de ellas es encargada del tratamiento: cada una actúa como responsable del tratamiento independiente para los datos que trata en esa calidad, en cumplimiento de sus propias obligaciones reglamentarias. Se aplica entonces su política de privacidad, y ningún acuerdo de tratamiento en el sentido del artículo 28 del RGPD las vincula a GreenScale.
- Qonto ejecuta las domiciliaciones SEPA. Le llegan la identidad del Cliente, sus datos bancarios, el importe y la referencia del vencimiento.
- Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlanda) trata los pagos con tarjeta en Starter y PME. Los datos de tarjeta se introducen en su página y nunca llegan hasta nosotros: solo recibimos el resultado de la transacción y los cuatro últimos dígitos. Stripe puede transferir determinados datos a Estados Unidos, al amparo de un mecanismo de transferencia apropiado; véase el artículo 6.
El modelo de inteligencia artificial no aparece en esta tabla: no está subcontratado. Véase el artículo 7.
6. Localización y transferencias fuera de la Unión Europea
El conjunto de los datos de la aplicación (bases de datos, archivos importados, copias de seguridad) está alojado en Francia. Los tratamientos descritos arriba tienen lugar en la Unión Europea.
GreenScale no realiza ninguna transferencia fuera de la Unión Europea de los datos que usted vuelca en la aplicación: indicadores, documentos importados, respuestas de campaña, intercambios con el asistente. Si en el futuro un encargado del tratamiento operara desde un tercer país, la transferencia quedaría amparada por una decisión de adecuación o por las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, y la presente política se actualizaría antes de la entrada en vigor del cambio.
Una excepción, que solo afecta al pago. El pago con tarjeta en los niveles Starter y PME pasa por Stripe, cuya entidad contratante está establecida en Irlanda y cuyo grupo opera desde Estados Unidos: los datos de la transacción pueden transferirse allí, al amparo del mecanismo de transferencia que Stripe invoca (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo). Esa transferencia se refiere a datos de cobro, nunca a los datos de negocio de su organización. La domiciliación SEPA, único medio aceptado a partir del nivel ETI naissante, no conlleva ninguna transferencia de ese tipo.
Por rigor: las tipografías del sitio de presentación se solicitaban hasta ahora al servicio Google Fonts, lo que transmitía la dirección IP del visitante a su editor. Esa solicitud ha sido suprimida: las tipografías se sirven ahora desde nuestro propio servidor, y el sitio de presentación ya no recurre a ningún dominio de terceros.
7. La inteligencia artificial y sus datos
El modelo funciona en nuestros propios servidores, en Francia. Ningún dato de cliente se envía a un proveedor de IA externo, y la cuestión de la transferencia fuera de la Unión Europea no se plantea, por tanto, para este tratamiento.
Sus datos no sirven para entrenar ningún modelo. Ni el nuestro, ni el de un tercero. No se comparten entre organizaciones, ni se utilizan para producir estadísticas nominativas o sectoriales identificables.
Nada se guarda sin su validación. Cada propuesta de la IA (correspondencia de columnas en la importación, extracción de un PDF, composición de un cuadro de mando, generación de asuntos) queda a la espera de su acuerdo explícito. El tratamiento, por tanto, nunca es enteramente automatizado en el sentido del artículo 22 del RGPD.
El asistente responde a partir de dos fuentes solamente: la base de conocimiento metodológico KitScale, que no contiene ningún dato de cliente, y los datos validados de su propia organización. Indica sus fuentes y no inventa una respuesta cuando no las hay. Las respuestas producidas son indicativas y no comprometen a GreenScale: la responsabilidad de los datos publicados sigue siendo del cliente.
8. Seguridad
Las medidas técnicas y organizativas implantadas:
- Cifrado de los intercambios mediante HTTPS, tanto en el sitio como en la aplicación.
- Separación por organización: ningún dato de una organización es accesible desde otra, ni siquiera de forma agregada o anonimizada. El portal del consultor es una vista estrictamente personal.
- Autenticación por cuenta nominativa, contraseñas conservadas en forma de huella, y segundo factor TOTP disponible en cada cuenta, que la organización puede hacer obligatorio.
- Roles y permisos definidos por el administrador de la organización, lo más ajustados posible a la necesidad de conocer.
- Historial de modificaciones: cada validación y cada compartición queda trazada, con su autor y su fecha.
- Copias de seguridad cifradas, cuya clave se conserva fuera del servidor que protege.
- Accesos de explotación restringidos al personal habilitado, y registrados.
Ningún sistema es invulnerable: GreenScale se compromete a aplicar medios adecuados al riesgo, en el sentido del artículo 32 del RGPD, y no a una seguridad absoluta. Si detecta una vulnerabilidad, comuníquela a la dirección del artículo 14: la comunicación de buena fe no será objeto de ninguna acción legal.
9. Colaboradores y terceras personas
Una campaña de recogida supone solicitar datos a personas: responsables de centro, corresponsales de filial, a veces proveedores. Al inscribirlas en PilotScale, usted sigue siendo responsable del tratamiento respecto a ellas: le corresponde informarlas del uso que se hace de sus datos de contacto y de sus respuestas, y disponer de una base jurídica para dirigirse a ellas.
GreenScale solo utiliza esos datos de contacto para hacer llegar la solicitud y los recordatorios: nunca para su propia prospección. Un colaborador que escriba directamente a GreenScale es orientado hacia la organización que originó la campaña, y esta es informada de ello.
La misma regla vale para los datos personales que pudieran figurar en un archivo importado: compruebe que son necesarios antes de volcarlos. Un indicador social se pilota casi siempre con plantillas agregadas, sin datos nominativos.
10. Sus derechos
Usted dispone de los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad de sus datos, así como del derecho a definir directrices sobre su destino tras su fallecimiento.
Dónde ejercerlos. Para los datos de su cuenta, de su facturación o de sus intercambios con el soporte, escriba a oceane@greenscale.fr. Para los datos volcados en la aplicación por una organización cliente, diríjase a esa organización: GreenScale no tiene competencia para decidir por sí sola, y le trasladará la solicitud.
Plazo. Recibirá una respuesta en el mes siguiente a la recepción de la solicitud, prorrogable en dos meses si es compleja, en cuyo caso se le informará. Solo se pide un documento de identidad en caso de duda razonable sobre la identidad de quien solicita.
Exportaciones. Con independencia de estos derechos, la aplicación permite en todo momento exportar los datos de una organización en formatos Excel y Word. La reversibilidad al final del contrato se trata en el artículo 14 de las condiciones generales.
12. Violación de datos
En caso de violación de datos de carácter personal, GreenScale lo notifica a la CNIL en las 72 horas siguientes a tener conocimiento de la incidencia, salvo que la violación no sea susceptible de suponer un riesgo para los derechos y libertades de las personas.
Cuando la violación pueda suponer un riesgo alto, se informa a las personas afectadas con la mayor brevedad. Cuando GreenScale actúa como encargada del tratamiento, la organización cliente es alertada sin dilación indebida y recibe los elementos que necesita para cumplir sus propias obligaciones de notificación.
13. Modificaciones de la presente política
Esta política puede modificarse para seguir una evolución del servicio, de la normativa o de la lista de encargados del tratamiento. La fecha de versión figura al principio de la página.
Toda modificación sustancial (nueva finalidad, nuevo destinatario, ampliación de un plazo de conservación) se pone en conocimiento de los clientes por correo electrónico al menos 30 días antes de su entrada en vigor.
14. Contacto y reclamación
Para cualquier pregunta sobre esta política o para ejercer sus derechos: oceane@greenscale.fr, o por correo postal a GreenScale, 39 rue de la Gare de Reuilly, 75012 París, Francia.
Si la respuesta recibida no le satisface, puede presentar una reclamación ante la autoridad francesa de protección de datos: CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 París Cedex 07, o en línea en cnil.fr.