Vos données
Politique de confidentialité
Ce document explique quelles données GreenScale traite lorsque vous consultez le site pilotscale.fr ou utilisez l'application PilotScale, pourquoi, combien de temps, qui y a accès, et comment exercer vos droits. Il est rédigé en application du règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Qui traite quoi
Deux rôles se superposent, et la distinction commande tout le reste :
- GreenScale est responsable de traitement pour les données liées au site, aux comptes utilisateurs, à la facturation et au support. C'est GreenScale qui en décide les finalités et les moyens, et c'est à elle que ces droits s'exercent.
- GreenScale est sous-traitante pour les données que vous versez dans l'application : indicateurs, documents importés, réponses de campagne, coordonnées de vos contributeurs. L'organisation cliente en reste responsable : GreenScale ne les traite que sur ses instructions, dans les conditions de l'article 16 des conditions générales, qui valent accord de traitement au sens de l'article 28 du RGPD.
Concrètement : si vous êtes salarié d'une organisation cliente et que vous voulez savoir ce que PilotScale contient à votre sujet, adressez-vous d'abord à cette organisation. Si votre demande porte sur votre compte lui-même, écrivez-nous directement.
Identité complète du responsable de traitement : GreenScale, SASU au capital de 1 000 €, 39 rue de la Gare de Reuilly, 75012 Paris, RCS de Paris 844 409 185 (voir les mentions légales). GreenScale n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données ; les demandes sont traitées par Océane Puech, joignable à oceane@greenscale.fr.
2. Données traitées
2.1 Sur le site vitrine
Le site ne comporte ni formulaire, ni compte, ni mesure d'audience. Sont traitées les seules données techniques nécessaires à l'affichage des pages : adresse IP, date et heure de la requête, page demandée, type de navigateur, consignées dans les journaux du serveur. S'y ajoute le thème clair ou sombre que vous choisissez, conservé dans votre navigateur et jamais transmis (voir l'article 11).
2.2 À la création d'un compte
Le formulaire est servi par l'application. Sont collectés : nom et prénom, adresse électronique professionnelle, mot de passe (conservé sous forme d'empreinte, jamais en clair), nom de l'organisation et profil choisi (entreprise ou consultant). Le compte n'est créé qu'à l'ouverture du lien de vérification envoyé à cette adresse.
2.3 Pendant l'utilisation
- Données de compte et d'usage : rôle et permissions, dates de connexion, actions journalisées dans l'historique des modifications (qui a validé quel import, modifié quelle valeur, partagé quel tableau de bord).
- Second facteur d'authentification, si vous l'activez : secret TOTP chiffré, empreintes des codes de secours, appareils marqués de confiance.
- Données versées dans l'application : fichiers importés, valeurs d'indicateurs, objectifs, plans d'actions, enjeux, tableaux de bord, réponses aux campagnes de collecte. Elles relèvent de la sous-traitance décrite à l'article 1.
- Échanges avec l'assistant : questions posées à Pousse et réponses produites, avec leurs sources.
2.4 Facturation et support
Coordonnées de facturation de l'organisation, palier souscrit, périodicité, historique des factures et des encaissements, mandat de prélèvement et référence unique de mandat le cas échéant. Les données de carte ne transitent ni par le site ni par nos serveurs : elles sont saisies sur une page hébergée par Stripe. Les échanges avec le support et leurs pièces jointes sont conservés dans les conditions de l'article 4.
Une demande adressée au support depuis l'application est accompagnée de l'écran d'origine, de l'adresse de la page, de la langue de lecture et du navigateur déclaré, pour éviter de vous les demander ; ce contexte vous est restitué dans le fil de la demande.
3. Finalités et bases légales
| Traitement | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Consultation du site | Afficher les pages, garantir la sécurité et la disponibilité du serveur | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Création et gestion du compte | Ouvrir le compte, vérifier l'adresse, authentifier, gérer les rôles | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Fourniture de l'application | Importer, structurer, restituer et partager les données de l'organisation | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Second facteur | Protéger l'accès aux comptes | Intérêt légitime, et obligation de sécurité (art. 32) |
| Facturation et recouvrement | Établir les factures, encaisser, relancer les impayés | Exécution du contrat, et obligation légale comptable |
| Support et assistance | Répondre aux demandes, diagnostiquer un incident | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Messages transactionnels | Vérification d'adresse, réinitialisation, échéance d'essai, pré-notification de prélèvement, avis d'incident | Exécution du contrat, et obligation légale |
| Journaux techniques et historique | Détecter les abus, reconstituer un incident, prouver qui a validé quoi | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Amélioration du service | Mesurer l'usage de façon agrégée, sans profilage individuel | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Aucune donnée n'est traitée à des fins de publicité, de prospection par des tiers, de revente, de profilage ni de décision automatisée produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD. Les propositions de l'IA ne sont pas des décisions : elles attendent toutes une validation humaine.
4. Durées de conservation
| Donnée | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Compte et données de l'organisation | Durée du contrat | Puis lecture seule 30 jours, effacement au plus tard 90 jours après la fin du contrat |
| Compte d'essai non converti | 2 ans | À compter de la fin de l'essai (un mois de lecture seule), sauf demande explicite de suppression ; avis préalable avant effacement |
| Sauvegardes chiffrées | 30 jours | Rotation glissante : une donnée effacée disparaît des sauvegardes sous 30 jours |
| Factures et pièces comptables | 10 ans | Clôture de l'exercice (article L. 123-22 du code de commerce) |
| Mandat de prélèvement | 13 mois après la dernière échéance | Délai de contestation d'un prélèvement autorisé |
| Journaux de connexion | 12 mois | Date de l'événement |
| Journaux applicatifs techniques | 6 mois | Date de l'événement |
| Historique des modifications | Durée du contrat | Supprimé avec les données de l'organisation |
| Échanges avec le support | 3 ans | Dernier échange |
| Demandes d'exercice des droits | 3 ans | Traitement de la demande, à titre de preuve |
Une organisation cliente peut demander l'effacement avant ces échéances, sous réserve des données que GreenScale doit conserver pour satisfaire à une obligation légale (les factures, essentiellement). Au-delà de la durée d'utilité, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible.
5. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées. Elles sont accessibles :
- aux personnes que vous habilitez vous-même dans votre organisation, selon les rôles et permissions que vous leur attribuez ;
- aux destinataires d'un partage en lecture seule que vous décidez d'ouvrir (le lien ne donne accès qu'au tableau de bord partagé) ;
- au personnel habilité de GreenScale, strictement pour l'exploitation du service et le support, sous engagement de confidentialité ;
- aux sous-traitants ci-dessous, liés par contrat au sens de l'article 28 du RGPD ;
- aux autorités, sur réquisition régulière.
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH SAS 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix |
Hébergement du site, de l'application, des bases de données et des sauvegardes, et acheminement des messages transactionnels (service SMTP) | France |
Trois services extérieurs reçoivent, à votre initiative et sans donnée nominative, des informations sur votre organisation : la Base Adresse Nationale (api-adresse.data.gouv.fr, service public français) et, hors de France, Geoapify GmbH (Allemagne) reçoivent l'adresse postale d'un site pour en retrouver les coordonnées géographiques ; recherche-entreprises.api.gouv.fr (service public français) reçoit le SIREN ou la raison sociale de l'organisation pour en compléter la fiche. Aucun de ces appels ne porte de donnée personnelle, et aucun n'a lieu hors de l'Union européenne.
Deux établissements de paiement interviennent à la souscription, et ni l'un ni l'autre n'est un sous-traitant : chacun agit comme responsable de traitement indépendant pour les données qu'il traite à ce titre, en exécution de ses propres obligations réglementaires. Leur politique de confidentialité s'applique alors, et aucun accord de traitement au sens de l'article 28 du RGPD ne les lie à GreenScale.
- Qonto exécute les prélèvements SEPA. Lui parviennent l'identité du Client, ses coordonnées bancaires, le montant et la référence de l'échéance.
- Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irlande) traite les paiements par carte sur Starter et PME. Les données de carte sont saisies sur sa page et ne nous parviennent jamais : nous ne recevons que le résultat de la transaction et les quatre derniers chiffres. Stripe est susceptible de transférer certaines données vers les États-Unis, sous couvert d'un mécanisme de transfert approprié ; voir l'article 6.
Le modèle d'intelligence artificielle n'apparaît pas dans ce tableau : il n'est pas sous-traité. Voir l'article 7.
6. Localisation et transferts hors Union européenne
L'ensemble des données de l'application (bases de données, fichiers importés, sauvegardes) est hébergé en France. Les traitements décrits ci-dessus ont lieu dans l'Union européenne.
GreenScale ne procède à aucun transfert hors de l'Union européenne des données que vous versez dans l'application : indicateurs, documents importés, réponses de campagne, échanges avec l'assistant. Si un sous-traitant devait à l'avenir opérer depuis un pays tiers, le transfert serait encadré par une décision d'adéquation ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, et la présente politique serait mise à jour avant l'entrée en vigueur du changement.
Une exception, qui ne concerne que le paiement. Le paiement par carte sur les paliers Starter et PME passe par Stripe, dont l'entité contractante est établie en Irlande et dont le groupe opère depuis les États-Unis : les données de la transaction sont susceptibles d'y être transférées, sous couvert du mécanisme de transfert dont Stripe se prévaut (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types). Ce transfert porte sur des données d'encaissement, jamais sur les données métier de votre organisation. Le prélèvement SEPA, seul moyen accepté à partir du palier ETI naissante, n'emporte aucun transfert de ce type.
Pour être exact : les polices de caractères du site vitrine étaient jusqu'ici appelées depuis le service Google Fonts, ce qui transmettait l'adresse IP du visiteur à son éditeur. Cet appel a été supprimé : les polices sont désormais servies depuis notre propre serveur, et le site de présentation ne sollicite plus aucun domaine tiers.
7. L'intelligence artificielle et vos données
Le modèle tourne sur nos propres serveurs, en France. Aucune donnée de client n'est envoyée à un fournisseur d'IA tiers, et la question du transfert hors Union européenne ne se pose donc pas pour ce traitement.
Vos données ne servent pas à entraîner de modèle. Ni le nôtre, ni celui d'un tiers. Elles ne sont pas mutualisées entre organisations, ni utilisées pour produire des statistiques nominatives ou sectorielles identifiables.
Rien n'est enregistré sans votre validation. Chaque proposition de l'IA (correspondance de colonnes à l'import, extraction d'un PDF, composition d'un tableau de bord, génération d'enjeux) reste en attente de votre accord explicite. Le traitement n'est donc jamais entièrement automatisé au sens de l'article 22 du RGPD.
L'assistant répond à partir de deux sources seulement : la base de connaissances méthodologique KitScale, qui ne contient aucune donnée de client, et les données validées de votre propre organisation. Il indique ses sources et n'invente pas de réponse en leur absence. Les réponses produites restent indicatives et n'engagent pas GreenScale : la responsabilité des données publiées demeure celle du client.
8. Sécurité
Les mesures techniques et organisationnelles en place :
- Chiffrement des échanges en HTTPS sur le site comme sur l'application.
- Cloisonnement par organisation : aucune donnée d'une organisation n'est accessible depuis une autre, y compris de façon agrégée ou anonymisée. Le portail consultant est une vue strictement personnelle.
- Authentification par compte nominatif, mots de passe conservés sous forme d'empreinte, et second facteur TOTP disponible sur chaque compte, que l'organisation peut rendre obligatoire.
- Rôles et permissions définis par l'administrateur de l'organisation, au plus près du besoin d'en connaître.
- Historique des modifications : chaque validation et chaque partage est tracé, avec son auteur et sa date.
- Sauvegardes chiffrées, dont la clé est conservée hors du serveur qu'elle protège.
- Accès d'exploitation restreints au personnel habilité, et journalisés.
Aucun système n'est invulnérable : GreenScale s'engage sur des moyens adaptés au risque, au sens de l'article 32 du RGPD, et non sur une sécurité absolue. Si vous constatez une faille, signalez-la à l'adresse de l'article 14 : le signalement de bonne foi ne fera l'objet d'aucune poursuite.
9. Contributeurs et personnes tierces
Une campagne de collecte suppose que vous sollicitiez des personnes : responsables de site, correspondants de filiale, parfois des fournisseurs. En les inscrivant dans PilotScale, vous restez responsable de traitement à leur égard : il vous appartient de les informer de l'usage fait de leurs coordonnées et de leurs réponses, et de disposer d'une base légale pour les solliciter.
GreenScale ne se sert de ces coordonnées que pour acheminer la demande et les relances : jamais pour sa propre prospection. Un contributeur qui écrit directement à GreenScale est orienté vers l'organisation à l'origine de la campagne, et celle-ci en est informée.
La même règle vaut pour les données personnelles qui figureraient dans un fichier importé : vérifiez qu'elles sont nécessaires avant de les verser. Un indicateur social se pilote presque toujours en effectifs agrégés, sans nominatif.
10. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et à la portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès.
Où les exercer. Pour les données de votre compte, de votre facturation ou de vos échanges avec le support, écrivez à oceane@greenscale.fr. Pour les données versées dans l'application par une organisation cliente, adressez-vous à cette organisation : GreenScale n'a pas qualité pour en décider seule, et lui transmettra la demande.
Délai. Une réponse vous est apportée dans le mois suivant la réception de la demande, prolongeable de deux mois si elle est complexe, auquel cas vous en êtes informé. Une pièce d'identité n'est demandée qu'en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
Exports. Indépendamment de ces droits, l'application permet à tout moment d'exporter les données d'une organisation aux formats Excel et Word. La réversibilité en fin de contrat est traitée à l'article 14 des conditions générales.
12. Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, GreenScale notifie la CNIL dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de l'incident, sauf si la violation n'est pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes.
Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé, les personnes concernées en sont informées dans les meilleurs délais. Lorsque GreenScale agit comme sous-traitante, l'organisation cliente est alertée sans délai injustifié et reçoit les éléments dont elle a besoin pour remplir ses propres obligations de notification.
13. Modifications de la présente politique
Cette politique peut être modifiée pour suivre une évolution du service, de la réglementation ou de la liste des sous-traitants. La date de version figure en tête de page.
Toute modification substantielle (nouvelle finalité, nouveau destinataire, allongement d'une durée de conservation) est portée à la connaissance des clients par message électronique au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.
14. Contact et réclamation
Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits : oceane@greenscale.fr, ou par courrier à GreenScale, 39 rue de la Gare de Reuilly, 75012 Paris.
Si la réponse apportée ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.